株式会社アイビーシステム（以下、「当社」といいます。）では、個人情報保護方針に基づき個人情報の取り扱いを次のように定めて取り組んでいます。

１．当社でお預かりしている個人情報について（開示対象個人情報）

当社は、開示対象個人情報として次の（１）から（５）をお客様等からお預かりしております。なお、開示対象個人情報とは、「本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの（JIS Q 15001）」をいいます。
（１）商品やサービスの照会、注文、契約、トラブル対応・修理依頼、クレーム等、並びにこれらに関するお問合せ等でご連絡頂いた個人情報
（２）事務所等の賃貸業で預った個人情報
（３）当社の社員・パート･アルバイト等の採用募集に対する問合せ、または応募した人の個人情報
（４）当社が個人情報の開示等の求めに応じて、本人確認のために取得した個人情報
（５）当社の社員・パート･アルバイト等として採用された人および採用後に退職した人の個人情報
（６）就職情報サイトから提供を受けたのち取得した個人情報

２．個人情報の利用目的について

当社では、お客様からご提供いただいた個人情報を、以下の目的で利用いたします。
（１）前項１．（１）の個人情報の利用目的は次のとおりです。
①商品・サービスの提供、郵便物・電子メール等の送付、商品・サービスに関する情報提供のため
②お客様からご連絡いただいた当社商品・サービスに関するクレーム等の対応、事業活動等に関するお問い合わせ対応のため
③ご利用いただいている商品・サービスの改善・改良や新たな商品を開発するため
（２）前項１．（２）の個人情報は、事務所等の賃貸業に係る事務手続等に利用します。
（３）前項１．（３）の個人情報は、問合せ者・応募者への雇用判断に利用します。
（４）前項１．（４）の個人情報は、本人確認に利用します。
（５）前項１．（５）の個人情報は、人事・労務・給与・労働安全衛生・健康管理・福利厚生・教育研修・社会保険・労働保険事務・業務連絡等に利用します。
当社が、お客様等の同意を得ることなく、上記以外の目的および自明の目的以外に、保有するお客様等の個人情報を利用することはありません。

３．個人情報の第三者提供について

お客様からご提供いただいた個人情報は、以下の（１）（２）（３）に該当する場合を除き、お客様の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。
（１）特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
この場合は、外部委託事業者の適切性判断及び適切な契約締結を実施したのち、委託します。また、毎年、委託事業者の適切性を確認します。
（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合
この場合は、事前にホームページで公表します。
（３）法令等に基づき国、検察・警察、地方自治体等から要請された場合
なお、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項（JIS Q 15001:2006）、3.4.2.8 提供に関する措置」に記載されている以下の（４）（５）（６）については、当社では該当する事実がありません。将来、以下の取り扱いが発生する場合は、事前に公表します。
（４）大量の個人情報を広く一般に提供するため、本人の同意を得ることが困難な場合
（５）法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、法令に基づきまたは本人若しくは当該法人その他の団体自らによって公開または公表された情報を提供する場合
（６）個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合

４．受託業務で取り扱う個人情報の利用目的について

当社では、システム開発業務を受託しています。当該業務において受託元会社から預った氏名・住所等の個人情報は、システム開発業務に必要な範囲でのみ利用します。

５．個人情報および第三者への提供の記録に関する開示等並びに苦情および相談のお問い合せ

当社が保有する個人情報に関する利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止並びに第三者への提供の記録の開示については、お問合せの方が本人であることを確認の上、適切に対応させていただきます。 また、当社が保有する個人情報の取扱いに関する苦情および相談も同様に対応いたします。
（１）個人情報お問合せ窓口
株式会社アイビーシステム　個人情報問合せ窓口
所 在 地　〒950-3133 新潟市北区すみれ野２丁目１番地１２号
電話番号　025-257-3050
受付時間　月曜～金曜日（当社休業日を除く）9:00～17:00
（２）お問合せ時の本人確認について
①ご本人より申請する場合
開示等請求書にご記入の上郵送またはご持参下さい。
ご本人の「氏名、生年月日、住所、電話番号」がすべて一致した場合に本人と認識いたします。
②代理人の方が申請する場合
個人情報 開示等請求書にご記入の上、以下のア）イ）の書類も郵送またはご持参下さい。
ア）代理人を証明する書類
それぞれの代理人につき、該当する書類をご提出ください。
（a）任意代理人の場合：ご本人作成の委任状及び印鑑登録証明書（いずれも原本）
（b）親権者の代理人の場合：戸籍謄本、戸籍抄本、住民票など本人との続柄が分かる書類（原本）１通
（c）未成年者または成年後見人の代理人の場合：後見登録にかかわる登記事項証明書（原本）１通
（d）上記（b）（c）について、法定代理人が弁護士の場合は登録番号のわかる書類
イ）代理人の本人確認書類
代理人の本人確認のための書類として、以下のア）イ）のいずれかの種類の書類を個人情報 開示等請求書とともに郵送またはご持参下さい。
ア）運転免許証、パスポート、マイナンバーカード（表面）等の写真付きの本人確認ができる書類の写し（代理人の名前および住所が記載されているもの）１通
イ）各種健康保険証、各種年金手帳、住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）など写真付きではない代理人の本人確認ができる書類の写し　２種類
頂いた個人情報は本人確認と連絡にのみ利用しそれ以外には利用いたしません。個人情報をご提供の際、本通知をもって同意済みとさせていただきます。
（３）お問合せに係る費用の本人負担について
①個人情報に係る「利用目的の通知」の場合
以下の費用を本人からご負担いただきます。
ア）「利用目的の通知」を請求するための当社への電話代
イ）本人確認のための公的証明証の発行手数料及び当社への郵送費
ウ）当社から本人への「利用目的の通知文書」の郵送費（配達証明付一般書留）
※ウ）の料金につきましては、本人確認書類を当社へ郵送する際に、郵便切手で当社に納付していただきます。
金額を当社からお知らせしますので、相当額の郵便切手を本人確認書類に同封して当社にお送りください。
②「個人情報の開示」の場合
以下の費用を本人からご負担いただきます。
ア）「開示」を請求するための当社への電話代
イ）本人確認のための公的証明証の発行手数料及び当社への郵送費
ウ）当社から本人への「開示文書」の郵送費（配達証明付一般書留）
※ウ）の料金につきましては、本人確認書類を当社へ郵送する際に、郵便切手で当社に納付していただきます。
金額を当社からお知らせしますので、相当額の郵便切手を本人確認書類に同封して当社にお送りください。
（４）開示等の例外について
以下に掲げる事項に該当する場合は、開示等に応じることができませんので、ご了承ください。なお、開示等ができない場合は、その旨を理由とともに２週間以内にお知らせいたします。
①当該個人データの存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのある場合
②当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
③当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれまたは他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
④当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
⑤利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
⑥利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
⑦国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
⑧当該本人の当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
⑨本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
⑩当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑪法令に違反することとなる場合

６．保有する個人情報の安全対策について

（１）基本方針の策定及び規程の整備
①個人情報保護のための方針及び規程の策定と従業者への周知
②個人情報のライフサイクル（取得、利用、保存、提供、委託、削除・廃棄）ごとの取扱方法及び管理策の策定及び従業者への周知
（２）組織的安全管理措置
①関係法令の特定と遵守
②個人情報の保護に関する責任者（個人情報保護管理者）の設置
③問い合わせ対応窓口の設置
④個人情報のライフサイクル（取得、利用、保存、提供、委託、削除・廃棄）ごとの取扱いに関する責任者・担当者決定
⑤個人情報を取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人情報の範囲を明確し、法令や当社の個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告・連絡体制の整備
⑥個人情報の取扱いに関する定期的な点検（自己点検及び内部監査）
（３）人的安全管理措置
①個人情報保護に関する従業者への定期的な教育研修の実施
②従業者に対する個人情報に関する秘密保持誓約の義務付け
（４）物理的安全管理措置
①個人情報を取扱う区域の明確化と入退管理（無権限者による個人情報の閲覧や窃取防止）
②個人情報を取扱う機器、電子媒体及び個人情報を含む書類の紛失・盗難防止策の実施（利用場所及び保管場所の限定、施錠保管の徹底、移送時のデータ暗号化の実施等）
（５）技術的安全管理措置
①個人情報（電子データ）へのアクセス制御
②個人情報へのアクセスログの取得（点検の実施）
③バックアップデータの暗号化
④マルウェア対策の実施
⑤個人情報を取扱う情報システムについて、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアによる攻撃から防御する措置

７．その他

（１）個人情報保護管理者は次のとおりです。
株式会社アイビーシステム　　専務取締役　山澤 俊幸
電話番号　025-257-3050
（２）当社が所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先
【お問い合わせ先】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号 : 03-5860-7565
フリーダイヤル : 0120-700-779 （※相談受付時間 平日9:30～16:30）
（３）個人情報保護方針および個人情報の取扱いの変更、改訂について
今後、当社は、個人情報の保護に関する法令その他社会環境の変化に応じて個人情報方針および取扱いを見直し、変更することがあります。変更につきましては、適宜、ホームページでご案内いたします。

株式会社 アイビーシステム
代表取締役　　若桑　正樹
制　　定　2012年 8月 1日
最終改定　2023年 1月 1日